Gli eventi fieristici: come organizzarsi per partecipare

La partecipazione a un evento fieristico presuppone una serie di azioni e valutazioni preliminari. Se avete già partecipato a quella fiera, saprete già i prezzi degli spazi e dove si concentra la maggior parte dei visitatori e le corsie più affollate. Inoltre, avrete visto spunti interessanti da stand concorrenti che vi hanno fatto riflettere su alcune modifiche da apportare al vostro.

Premesso che, ovviamente, il prezzo dello spazio è una variabile imprescindibile, specialmente per una piccola azienda, ci sono alcuni accorgimenti per fare un buon lavoro, sia nell’allestimento dello stand sia nella gestione.

Nonostante possa sembrare divertente il primo giorno, infatti, il lavoro in stand è stancante e spesso monotono. Bisogna giungervi pronti a tutte le possibili variabili, inconvenienti, guasti per avere modo di intervenire in modo efficace e non visibile al pubblico.

Eventi fieristici: uno stand multimediale

Partiamo dallo stand: gli stand tradizionali, costituiti, in genere, da un banco e da grossi pannelli in compensato decorato, o da roll up, sono un po’ superati.

È molto importante, invece, catturare l’attenzione dello spettatore partendo dai suoi cinque sensi: ascoltare, guardare, annusare, gustare, toccare. Se il vostro prodotto si presta, fatelo sicuramente assaggiare. Se il prodotto è bello, lasciate che il potenziale cliente lo tocchi.

Anche se siete una piccola azienda, invece di rifare ogni anno pannelli, cartelloni e locandine, è meglio investire nell’acquisto di un po’ di tecnologia multimediale.

Un esempio: uno schermo interattivo dove i visitatori possano guardare i vostri prodotti, scorrerli col tocco della mano, approfondire gli argomenti. Ancora più attraente è collegare uno schermo multimediale a un supporto a tecnologia nfc, cioè near field connection: si tratta in sostanza di sensori capaci di riconoscere l’oggetto che gli si appoggia sopra grazie al tag stampato sull’oggetto. Potete mettere a disposizione dei clienti una gamma dei vostri prodotti. Il cliente sarà invitato a poggiarli sul sensore e lo schermo non soltanto fornirà indicazioni sul tipo, la storia, la gamma e il prezzo ma potrà anche visualizzare video emozionanti legati al prodotto, per esempio sul luogo d’origine, sulla produzione eccetera. È un eccellente sistema per intrattenere i clienti.

Quindi, investire in monitor anche di grosse dimensioni, che costano assai meno di quanto si potrebbe pensare, significa animare il proprio stand con una serie di immagini che attraggono il cliente e, al contrario dei pannelli e dei roll up, possono essere aggiornati facilmente. Sono un investimento che dura, se non una vita, quasi.

Esistono anche sensori capacitivi che, al passaggio delle persone, possono emettere profumi invitanti, di fiori o di cibi, secondo la vostra attività: caffè appena fatto, pane sfornato, biscotti, pizza, etc.

Se prima della fiera inviterete i vostri clienti a scaricare la vostra app, potrete poi sorprenderli con il marketing di prossimità, che proporrà loro sullo smartphone piccoli eventi, sconti, presentazioni eccetera.

Supponendo quindi che abbiate fatto tutta la vostra preparazione e pianificazione anticipata, ecco alcune idee per contribuire a rendere il vostro investimento in fiere ed esposizioni più produttivo, più redditizio e persino più gratificante.

Preparate una lista di controllo, che comprenderà i materiali che dovranno essere presenti nello stand e tutta l’attrezzatura, cavi elettrici, collegamenti alla rete, etc., da verificare ogni mattina. Fare attenzione che durante le pulizie serali alcune attrezzature non vengano danneggiate o staccate.

Scegliete lo staff. Gestire uno stand è un lavoro a tempo pieno e lo stand non dovrebbe mai essere lasciato incustodito. Siccome una pausa è indispensabile a tutti, meglio essere in due o anche in tre: un famigliare, un collaboratore e, se possibile, magari uno studente in cerca di lavoro e che parli alcune lingue straniere. Vanno istruiti sui prodotti con un buon anticipo ed è necessario sincerarsi che siano capaci di accostare le persone con affabilità e calore.

Tenete in ordine. Lo stand deve essere sempre ordinato: niente bicchieri e bottiglie vuote in vista, volantino e biglietti da visita sparpagliati, pavimento sporco, abiti abbandonati qui e là, giornali, cibo

Qualificare i visitatori per selezionare i contatti

Alcuni visitatori possono essere solo perditempo, ma non si può sempre esserne certi. Nel dubbio, è meglio trattarli con cortesia e disponibilità

Non c’è miglior modo di qualificare un cliente che fargli delle domande gentili ma dirette, per esempio: “Quale azienda rappresenti?” “Qual è il tuo ruolo?” “La tua organizzazione usa i nostri prodotti/servizi? “Usa quelli di concorrenti? Di quali?” “Puoi indicarmi qualcun altro referente all’interno dell’organizzazione?” Inutile dire che sarà indispensabile chiedere il biglietto da visita e consegnare il proprio, magari con qualche supporto cartaceo, o una chiavetta usb o un piccolo dono.

Come non perdere contatti e dettagli

Per la maggior parte delle aziende professionali, le mostre e le fiere sono molto più orientate alla ricerca di prospettive di vendita qualificate piuttosto che alla ricerca di acquirenti occasionali. Per questo è importantissimo stilare una lista di tutte le persone incontrate, con i dettagli della conversazione. Un buon sistema potrebbe essere quello di prendere appunti durante l’incontro, che mostra anche interesse per l’interlocutore.

E infine, prepararsi per il follow-up. Dalla lista dei contatti, è assai pratico e produttivo creare una sorta di piano editoriale, scegliendo quale materiale inviare, a chi e quando (anche in base agli interessi dimostrati dai contatti in fiera). Infine, indispensabile programmare il giusto tempo per le telefonate di follow up prioritarie.

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